Hvad skal du huske ved skoleårsskifte?
Denne artikel samler op på de mest stillede spørgsmål i forbindelse med årsrulning og Microsoft365.
Der vil være forklaringer og links til vejledninger.
Proceduren kan varige fra organisation til organisation, men tekst skrevet med rødt, er de punkter alle bør være opmærksomme på som minimum ved årsrulning, og nogle punkter helst løbende.
Hvad sker der med elever og ansattes data når de stopper på skolen?
Brugeren selv mister adgang til kontoen, så snart årsrulningen er sket, og de er skrevet ud af skolens brugeradministration.
Derfor skal alle brugere (både elever og ansatte), som forlader organisationen kopiere deres data fra OneDrive og Teams inden de stopper.
Backup af OneDrive
Brugeren og dennes personlige data på OneDrive, mail, kalender etc. forsvinder 90 dage efter ophør.
Data som brugeren har placeret på fællesdrev, f.eks. i Teams, SharePoint eller Grupper forbliver, og skal slettes manuelt fra placeringen.
Teams som tilhører klasser der ophører omdøbes til OLD. Det er systemejere, som skal tage beslutning om hvornår disse skal slettes samt udføre sletningen.
Sletning af tomme teams - for administratorer
Hvad sker der med auto-oprettede teams ved årsrulning?
Auto-oprettede teams vedligeholdes af EasyIQ. Det betyder at vi årsruller disse teams. Elever og ansatte forbliver i teamet, og kun navnet ændres fra f.eks. 5A til 6A.
Eventuelle fraflyttede elever fjernes fra teams og nye elever indsættes i relevante teams.
Nye ansatte tilknyttes automatisk relevante teams ud fra de grupper de tilknyttes i brugeradministrationen på skolens kontor.
Hvad sker der med teams, som er oprettet af brugerne selv?
Teams som er oprettet af brugerne selv, skal også vedligeholdes af brugerne. Ejeren af teamet skal tilføje og fjerne brugere, hvis der sker ændringer i teamets sammensætning.
Vedligehold af egne teams
Hvad sker der med filerne på SharePoint, som er en del af et team der slettes?
Filer i et team, ligger også i SharePoint. Når teamet slettes, sker det samme med filerne på SharePoint.
Hvorfor og hvordan skal vi rydde op i organisationens teams?
Data kan hobe sig op, og der bør jævnligt ryddes ud i brugeroprettede teams.
I vejledningen herunder kan du læse hvordan man ser aktivitetsniveauet i organisationens teams, den enkelte bruger og bl.a. også brugen af tredjepart apps.
Rapport for brugen af Teams
Hvorfor og hvordan følger vi op på, om der er offentlige teams i vores organisation?
Offentlige teams er, som ordet siger, offentlige og kan tilgås af alle i hele organisationen. Dvs. alle brugere i kommunen, og for fri- og privatskoler alle på hele skolen.
Det er på ingen måde hensigtsmæssigt at have et offentlig team. Vi anbefaler at alle arbejder i private teams.
Det er vigtigt, at systemejer med jævne mellemrum gennemgår organisationens teams, og gør eventuelle offentlige teams til private teams.
Til efterskoler med autooprettede teams
Har efterskoler teams, som automatisk oprettes og vedligeholdes af EasyIQ, er proceduren anderledes. For at sikre at nyoprettede teams til næste skoleår er helt tomme, og ikke indeholder filer eller chats fra tidligere skoleår, skal proceduren i linket følges af en administrator.
Tomme teams til skolestart - Efterskoler
Ansatte på orlov
Når en ansat er på barselsorlov, plejeorlov eller anden form for længere fravær fra arbejdspladsen, er det vigtigt at der er styr på vedkommendes data. Udskrives den ansatte af skolens studieadministrative system i tidsrummet for fraværet, skal den ansatte sørge for at tage backup af data på OneDrive og fra Teams, da dette vil blive slettet når brugeren ikke længere er indskrevet i skolens administrative system.