Adgang til data for slettede brugere i Google Workspace

Når en bruger forlader organisationen, og skrives ud af alle systemer, slettes brugeren også i Google Workspace. 

Hvert år i sensommeren henvender mange elever (og ansatte) sig til skolerne for at få hjælp til at tilgå de filer, som de ikke fik med inden de forlod skolen. 

Inden for en begrænset periode er det muligt at hjælpe brugeren. 

I Kodeskift.dk kan ansatte med udvalgte rettigheder hjælpe tidligere elever og ansatte til kortvarig adgang til deres data. 

Hvem kan give adgang til data?

Det kræver en af følgende roller i Kodeskift.dk for at kunne hjælpe en bruger:

• It-vejleder i Kodeskift.dk - kan se slettede elever og åbne for adgang til data
• Ansatte administrator i Kodeskift.dk - kan se slettede ansatte, og åbne for adgang til data

En kommunal administrator kan se alle slettede brugere og åbne for adgang. 

Sådan åbner du midlertidig for glemte filer

Har du en af ovennævnte roller, kan du via Kodeskift.dk give adgang til slettede brugere. 

• Log ind i Kodeskift.dk
• Vælg menuen "Workspace"

• Søg brugeren frem vha. unilogi-brugernavn eller fulde navn

• På linjen med brugeren klikker du på de tre menu-streger til højre
• Vælg at aktivere brugeren ved at klikke på det røde "Nej", som nu ændres til et grønt "Ja"

• Du skal nu kopiere brugernavn og kode. Hvordan det tilsendes brugeren, er en procedure, som besluttes lokalt i organisationen. (Brugeren har det samme brugernavn, som tidligere.)
• Ved at klikke på brugernavnet, kopieres feltet automatisk, og kan nu sættes ind i en note/mail/dokument etc. 
• Ved at klikke på ikonet ved "Kopier kode", kopieres feltet automatisk, og kan nu sættes ind i note/mail/dokument etc. 

Brugeren skal nu logge ind via Google.com med tilsendte brugernavn og kode. 

Ved login bliver brugeren bedt om at lave en personlig kode, som ikke er tilgængelig for andre end brugeren selv.

Skulle brugeren glemme sit udleverede password, har du mulighed for at nulstille brugeren og udlevere en ny kode. 

Nulstilling sker i menuen på linjen med brugerens navn.

Efter nulstilling kopieres koden ved at trykke på ikonet, og den nye kode skal nu sendes til brugeren. 

Du bør understrege overfor brugeren, at data skal hentes hurtigst muligt (sæt en tidsgrænse på 24-48 timer), da adgangen er begrænset, og ikke kan genskabes igen efter de 90 dage fra sletning.  

Ud for brugeren er angivet hvor mange dage der er tilbage før brugeren slettes fuldstændig, og uden mulighed for genskabelse. 

Med dette brugernavn og den nye kode, kan brugeren KUN hente data. Vedkommende er ikke synlig i organisationen, og kan ikke modtage/sende mails.